Demostrar el valor de un sistema de diseño

Un sistema de diseño actúa como fuente única de verdad, con elementos y normas que permiten la creación de productos y la gestión del diseño a escala. Los sistemas de diseño se centran en reducir la redundancia, crear coherencia y comunicar un lenguaje visual y tecnológico compartido a través de un producto digital. Y aún más, un sistema de diseño bien construido beneficia al usuario final al proporcionarle una experiencia accesible, utilizable y familiar.

Tanto si se trata de convencer a los directivos para que inviertan en un nuevo sistema de diseño como de demostrar las ventajas del sistema a lo largo del tiempo, hay que ser capaz de comunicar de forma precisa y cuantitativa sus ventajas en la empresa. Estos datos ayudan en las conversaciones sobre presupuestos, a aumentar la plantilla y a comunicar continuamente las ventajas del sistema (y del equipo). Por supuesto, los beneficios para el cliente de la coherencia, la accesibilidad y el reconocimiento de la marca son importantes. Pero, cínicamente, lo que le importa a la empresa es el rendimiento de la inversión.

Si se busca cómo comunicar el valor del sistema de diseño, la mayoría de los equipos o líderes compartirán a alto nivel su métrica más importante: el ahorro de tiempo equiparado al ahorro monetario. Hasta ahora, el ahorro de tiempo se ha convertido en una forma estándar de demostrar el valor del sistema de diseño. Existen algunos métodos rápidos (aunque imprecisos y faltos de matices) para medir el ahorro de tiempo. Figma propone hacer una pequeña prueba de usuario de diseñadores que crean un diseño utilizando un sistema y el otro sin sistema de diseño para ver cuánto tiempo se ahorra. También existen métodos previos al lanzamiento, como la fórmula ROI de Smashing Magazine, para convencer a una empresa de que haga una inversión inicial.

Aquí, vamos a discutir dos enfoques que he visto en la industria con notas sobre las lagunas en cada método.

Una advertencia a todo esto: para obtener datos perfectamente precisos sobre el ahorro de tiempo, tendríamos que crear una especie de escenario de «gran hermano» en el que se registraran todas las pulsaciones del ratón de los diseñadores y desarrolladores mientras trabajan. Podría ser posible, pero tampoco merece la pena dedicarle tanto tiempo y esfuerzo. Deberíamos invertir nuestra energía en nuestros sistemas, haciéndolos más usables, accesibles y robustos. Así que vamos a explorar un par de formas razonables de rastrear y comunicar el valor.

Ahorro de tiempo declarado por los usuarios y convertido en ahorro monetario

Una forma habitual de calcular el tiempo ahorrado es preguntar a los diseñadores y desarrolladores cuánto tiempo ahorran de media utilizando su sistema de diseño. Los salarios medios por hora de diseñadores y desarrolladores pueden utilizarse entonces para calcular el ahorro global de costes, lo que proporciona una cifra cuantitativa.

Pero hay un inconveniente. Al convertir el ahorro de tiempo comunicado por los usuarios en una métrica cuantitativa, nos enfrentamos en realidad a una cifra cualitativa y subjetiva, lo que la hace criticable. Dependes de la memoria de tus usuarios para estimar un número medio de horas al día, a la semana o al mes y las percepciones de los usuarios sobre el ahorro de tiempo pueden equivaler al valor estimado del sistema de diseño.

¿Cómo recopilamos y calculamos entonces el ahorro de tiempo notificado? El primer paso es realizar una encuesta. Recomiendo realizar una encuesta de usuarios del sistema de diseño dos veces al año. Y mantener separadas las respuestas de diseñadores y desarrolladores. Para poblaciones fijas más pequeñas, se puede utilizar la calculadora de Qualtrics, para averiguar cuántas respuestas necesitas para que el resultado sea estadísticamente significativo. Utilizando un nivel de confianza del 90% con un margen de error del 5%, en mi experiencia deberías ser capaz de obtener suficientes respuestas para tener un tamaño de muestra preciso.

Una forma estándar de preguntar sobre el ahorro de tiempo es: «¿Cuánto tiempo, de media, ahorras utilizando {nombre del sistema de diseño}?» con opciones de respuesta de porcentajes fijos como 0%, 10%, 20%, 30%, 40%, 50% y superiores. Preguntar por horas o porcentajes exactos de ahorro es difícil y casi imposible desde el punto de vista de la memoria del usuario; se sentirá más cómodo y seguro ofreciendo un porcentaje de ahorro de tiempo medio.

Antes de hacer el cálculo completo del ahorro de costes, hay que reunir algunas cifras:

• Número total de diseñadores y número de desarrolladores que utilizan su sistema de diseño. «Diseñadores» se utiliza aquí de forma genérica para incluir a redactores, estrategas de contenidos, diseñadores visuales, diseñadores de UX, etc.
• Horas de trabajo al mes basadas en una persona individual. A tener en cuenta el número de días del mes, los días festivos de la empresa y la semana laboral media de los empleados (normalmente 40 horas en EE.UU.) para obtener una cifra que represente las horas de trabajo disponibles. No tienes que preocuparte de quién se ha tomado tiempo libre; omitirlo hará que nuestra métrica final sea más conservadora.
• Tarifas horarias medias para los puestos de diseñador y desarrollador. Puedes trabajar con alguien de administración, recursos humanos o finanzas para obtener una estimación media. Compruébalo una vez al año para hacer los ajustes oportunos.
• Ahorro medio de tiempo por función basado en las respuestas a la encuesta. Por ejemplo, si tiene como respuestas del diseñador 10 para el 10%, 23 para el 20%, 5 para el 40% y 1 para el 50% o más, su ahorro medio de tiempo sería del 21% (redondeado al número entero más próximo).

Calcule el ahorro de costes al mes como el ahorro medio de tiempo multiplicado por las horas de trabajo multiplicado por los diseñadores (o desarrolladores) apoyados multiplicado por el salario medio por hora.

Por ejemplo, 21/100 (porcentaje medio de ahorro de tiempo) x 168 (horas de trabajo disponibles en enero) x 6 (número de diseñadores) x 50 (salario medio por hora del diseñador) = ahorro de costes de enero para los diseñadores.

Tu seguimiento de datos sería algo así para los 2 primeros trimestres del año:

Puedes ir un paso más allá y restar el coste de su equipo del sistema de diseño (dedicado o a tiempo parcial) de los ahorros para obtener una visión esperanzadoramente positiva de que tu equipo se amortiza a la vez que ahorra dinero a la empresa.

Apoyo financiero

Una cuantificación completamente diferente de tu sistema de diseño viene en forma de financiación de otros equipos. Tendrás más éxito con este enfoque cuando la empresa vaya bien y haya un entorno económico positivo. Tienes dos vías: ofrecer un estatus preferente a cambio de financiación, o solicitar directamente financiación a los equipos con un alto uso del sistema de diseño. Este enfoque es similar a tratar tu sistema de diseño como un producto interno de SASS o a la forma en que los equipos de diseño de las grandes empresas asignan recursos cuando son financiados por proyectos, otras organizaciones o la dirección, en lugar de por el presupuesto del equipo de diseño.

Una vía es ofrecer un estatus preferente que incluya asistencia práctica, horarios de oficina dedicados y solicitudes de funciones prioritarias. La financiación de la asistencia adicional resulta atractiva para los equipos que utilizan mucho el sistema y necesitan con frecuencia la experiencia del equipo del sistema de diseño. Conlleva la contrapartida de tener que dedicar tiempo extra a quien te da la financiación, pero es una prueba increíblemente tangible y directa de la valía del equipo del sistema de diseño. Esta opción tiene más probabilidades de éxito en empresas grandes donde hay varios jefes de ingeniería y un equipo de diseño más grande (o varios equipos de diseño) o varias líneas de negocio/organizaciones con presupuestos distintos.

La vía más directa es solicitar financiación a equipos que sepas que utilizan con frecuencia tu sistema de diseño. Considera la posibilidad de intentarlo primero con líderes con los que ya tengas una relación sólida, que serían más receptivos a la idea. Combínalo con tu cálculo de ahorro de tiempo para formular cuánto tiempo ahorraría al equipo en concreto para llegar a una petición monetaria adecuada. Esta opción puede funcionar en empresas de distintos tamaños, siempre que a partir de un determinado nivel (quizá Director o superior) haya presupuestos distintos que puedan gastarse a discreción del líder.

Elección del enfoque

Recomiendo empezar por el ahorro de tiempo comunicado por los usuarios. Calcular esos datos depende mínimamente de cualquier persona ajena a tu equipo, y menos de encuestar a tus usuarios.

Sin embargo, la capacidad de que un equipo (o, con suerte, varios equipos) aporte financiación es una prueba definitiva del valor que tu sistema de diseño y tu equipo aportan a la empresa. Independientemente del tamaño de tu empresa, los presupuestos suelen tener un objetivo de frugalidad, gastando sólo lo necesario para producir un producto de calidad. Que un equipo asigne presupuesto a un sistema de diseño demuestra lo mucho que lo valora.

En general, elijas lo que elijas, es probable que recibas preguntas y críticas sobre los datos. Los directivos seguirán buscando formas de mejorar la precisión a la hora de demostrar su valía, igual que harían con cualquier producto o función que lances.

Algo que ninguno de estos cálculos tiene en cuenta es el matiz de cómo los diseñadores que utilizan un sistema tienen más tiempo para centrarse en los retos reales del cliente cuando no tienen que pensar en construir las piezas centrales de una experiencia. Puede que dediquen casi el mismo tiempo a terminar un proyecto, pero el resultado son experiencias de cliente de mayor calidad (más usables, accesibles y satisfactorias). Si alguna vez descubro cómo demostrar cuantitativamente este matiz, lo compartiré con todo aquel que esté dispuesto a escucharme.

Experimenta con qué tipo de historia de datos impulsa tu liderazgo, probando enfoques que se te ocurran a ti mismo. La comunidad de sistemas de diseño seguirá iterando sobre este reto para seguir sobreviviendo.